Un déménagement résidentiel manqué, c’est une fin de semaine gâchée.
Un déménagement de bureau manqué, c’est le lundi matin où douze personnes arrivent, s’assoient, et ne peuvent rien faire. Personne ne facture. Le téléphone sonne dans le vide à l’ancienne adresse.
La bonne nouvelle : une fermeture d’une journée n’est presque jamais nécessaire. Voici comment on l’évite.
Combien de temps d’avance ça prend pour planifier un déménagement de bureau ?
Compte de six à huit semaines pour un bureau de 10 à 30 personnes. Ce n’est pas le camion qui prend ce temps-là, c’est tout ce qui doit être réglé avant.
Ce qui mange les semaines : la réservation de l’ascenseur de service dans les deux immeubles, l’avis au propriétaire, le transfert de la téléphonie et d’internet, et le plan d’implantation des postes.
Le transfert internet est presque toujours le chemin critique. Un fournisseur peut demander trois semaines, plus si la nouvelle adresse n’est pas raccordée. Appelle-le en premier, avant même de nous appeler.
Est-ce qu’on est obligé de fermer pendant le déménagement ?
Non, dans la grande majorité des cas. Un bureau se déménage en dehors des heures ouvrables, et le monde rentre travailler dans le nouveau local au prochain jour ouvrable.
Le vrai risque de fermeture ne vient pas du transport. Il vient de l’informatique et de la téléphonie qui ne sont pas prêtes à l’autre bout. Un camion vide un étage en quelques heures. Une ligne internet qui n’est pas activée, ça te coûte une journée complète.
Pourquoi déménager un bureau le vendredi soir ou la fin de semaine ?
Parce que ça te donne une fin de semaine complète de marge au lieu d’une nuit. C’est la différence entre un problème qu’on règle et un problème qui se voit.
Le scénario qu’on recommande : chargement le vendredi en fin d’après-midi, livraison et placement le samedi, puis le dimanche pour brancher et tester. Si quelque chose cloche, il reste du temps.
Déménager en pleine semaine fonctionne aussi, par étages ou par départements. On vide la comptabilité le mardi, le service à la clientèle le jeudi. Personne n’arrête, mais ça prend un plan plus serré et un responsable sur place à chaque bout.
Qui débranche et rebranche les ordinateurs et les serveurs ?
Ton équipe informatique ou ton fournisseur TI, pas nous. On transporte l’équipement, on ne touche pas à ton réseau.
C’est une limite qu’on nomme clairement, parce que des déménageurs la laissent floue et que ça finit mal. Un serveur débranché par quelqu’un qui ne connaît pas l’environnement, c’est un risque qui n’a rien à voir avec le transport.
Le partage qui fonctionne : ton TI débranche, identifie et étiquette, on emballe et on transporte, ton TI rebranche. Pour les tours et les écrans, l’astuce qui sauve le plus de temps est la plus simple. Une étiquette avec le nom de la personne et le numéro de son nouveau poste, collée sur l’appareil ET sur sa boîte. On dépose chaque chose directement au bon bureau, et personne ne cherche son écran le lundi.
Comment on déménage des dossiers confidentiels ?
Dans des boîtes scellées et numérotées, avec une liste tenue par une personne de chez vous. Les classeurs à quatre tiroirs, eux, se déménagent vides.
Un classeur plein pèse plus que n’importe quel meuble d’un bureau et les tiroirs sortent de leur glissière dans les escaliers. On vide, on emballe par tiroir dans des boîtes à dossiers, on numérote dans l’ordre, et on remet dans l’ordre à l’arrivée.
Pour les dossiers sensibles, ressources humaines ou comptabilité : scelle les boîtes avec du ruban initialé, garde la liste maîtresse de ton bord, et désigne une personne qui vérifie le compte à l’arrivée. Quinze minutes, et la question est réglée avant de se poser.
Qui démonte les postes de travail et les cloisons ?
On démonte et on remonte le mobilier de bureau standard : bureaux, tables de conférence, étagères, retours. Les systèmes de cloisons modulaires, c’est une autre affaire.
Les panneaux modulaires demandent souvent le fabricant ou un installateur certifié, parce que la quincaillerie et les passages électriques sont propres au système. On te le dit à la visite, pas au démontage.
Pour tout ce qui est hors gabarit, un coffre-fort, une presse, une table de conférence en une seule pièce, un appareil de laboratoire, on a un équipement et une équipe pour les pièces hors dimension. Le coffre-fort est le cas classique : il faut connaître son poids avant la journée du déménagement, pas en arrivant devant.
Comment ça marche, un ascenseur de service dans une tour à bureaux ?
Il se réserve, par écrit, auprès de la gestion de l’immeuble, et c’est à faire des semaines d’avance dans les deux immeubles.
Ce que la gestion va te demander : les dates et les plages horaires, une preuve d’assurance de responsabilité du déménageur, et parfois la protection des murs et du plancher du corridor. Certains immeubles du centre-ville n’autorisent les déménagements qu’en dehors des heures de bureau.
C’est l’étape où les déménagements commerciaux déraillent le plus. Un ascenseur non réservé, c’est une équipe qui attend, et l’attente se facture comme le reste. On couvre ce point dans notre page sur la facturation.
Combien de camions ça prend pour un bureau ?
Ça dépend du mobilier, pas du nombre d’employés. Un bureau de 20 personnes très dépouillé peut tenir dans moins de volume qu’un bureau de 10 avec une salle de conférence et un entrepôt de fournitures.
La façon de le savoir sans deviner : une visite sur place. On compte les postes, les classeurs, les pièces lourdes, on mesure les accès, et on sort le nombre de camions et d’hommes. Sur un déménagement commercial, cette visite n’est pas un luxe.
On a 12 camions, ce qui veut dire qu’on peut en envoyer plusieurs en même temps au lieu de faire trois allers-retours avec le même. Sur un déménagement de bureau, c’est souvent ça qui fait entrer la job dans une seule soirée.
Qu’est-ce qui arrive si de l’équipement cher brise ?
Chaque déménagement qu’on fait est couvert par une assurance de responsabilité de 75 000 $, incluse. Le montant est écrit, et la gestion de ton immeuble va justement te demander cette preuve.
Demande le montant à chaque soumission que tu reçois. Beaucoup de déménageurs écrivent « assuré » et s’arrêtent là. Pour un bureau, où un seul appareil peut valoir plus que tout le mobilier, c’est la première question à poser.
Vérifie aussi l’inscription au transport. V.I.P Express est inscrit au Registre des propriétaires et des exploitants de véhicules lourds de la Commission des transports du Québec sous le NIR R-121025-2, avec une cote de sécurité Satisfaisant. Le registre est public et gratuit : on explique comment le consulter dans notre guide pour vérifier un déménageur.
Est-ce qu’on peut entreposer une partie du bureau en attendant ?
Oui, et c’est souvent la pièce manquante d’un déménagement commercial. Les baux commerciaux s’enchaînent rarement au jour près.
Les cas fréquents : les travaux d’aménagement finissent deux semaines après la fin du bail, ou tu consolides deux bureaux en un seul. Notre entreposage permet de sortir maintenant et de livrer en deux temps.
Si le nouveau bureau est à l’extérieur du Grand Montréal, c’est notre service de déménagement longue distance qui prend le relais.
Qui faut-il prévenir avant de déménager son bureau ?
Fais la liste quatre semaines d’avance, parce qu’elle est plus longue que la mémoire. Et commence par ce qui a un délai.
- Fournisseur internet et téléphonie, en premier, c’est le plus long
- Registraire des entreprises du Québec, pour l’adresse du siège
- Revenu Québec et l’Agence du revenu du Canada
- Institution financière, assureur, comptable
- Fiche Google Business Profile, site web, signature de courriel, papeterie
- Clients sous contrat et fournisseurs qui livrent chez vous
- Postes Canada, pour la réexpédition
- Fournisseurs de photocopieur, d’alarme et d’entretien
La fiche Google est celle qu’on oublie le plus. Une adresse périmée sur Google Maps, c’est des clients à l’ancienne porte pendant des mois.
Combien de temps ça prend, au bout du compte ?
Un bureau de 10 à 15 personnes sur un étage avec ascenseur se fait généralement en une soirée. Deux étages, un entrepôt ou des pièces lourdes, et on parle de deux jours.
Le déménagement se facture au taux horaire, comme le résidentiel, donc tout ce qui est prêt d’avance est du temps que tu ne paies pas. Boîtes fermées et étiquetées, classeurs vidés, ascenseurs réservés, plan d’implantation affiché au mur à l’arrivée. On détaille où part le temps dans notre article sur la durée d’un déménagement, et notre service d’emballage peut s’occuper des boîtes si ton monde n’a pas le temps de le faire.
On déménage des bureaux à Montréal, Laval, sur la Rive-Sud, la Rive-Nord, dans les Laurentides et dans Lanaudière. Entreprise familiale depuis 1955, plus de 1 000 avis Google.
Appelle-nous au (514) 788-2013 pour une visite de ton bureau. On te sort le nombre de camions, le nombre d’hommes et la plage horaire qui évite de fermer.